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GPS AND EMPLOYMENT: CLARIFICATIONS OF THE “ISPETTORATO NAZIONALE DEL LAVORO”

GPS AND EMPLOYMENT: CLARIFICATIONS OF THE “ISPETTORATO NAZIONALE DEL LAVORO”

The reformulation of Article 4 of the Italian Charter of Workers on remote control of employees has created a specific distinction between monitoring procedures, on the one hand through video surveillance installations and other labour systems, and on the other hand through specific instruments used by every worker in order to perform the job and to register access and presence. The reformulated Art. 4 provides for the employer to refer to the first monitoring procedures only through a previous labour union deal or an authorisation by the “Direzioni Terrritoriali del Lavoro” (hereinafter D.T.L), whereas for the second monitoring procedures such authorisations are unnecessary. In both cases, providing workers with adequate information is compulsory in accordance with the Privacy Legislative Decree 196/03, in absence of which every evidence obtained cannot be used.

The issue has been left unsolved with regard to the use of a G.P.S. system1, if it is to be considered or not as a mean used by the employee to offer a working performance, and all that derives from it within the meaning of authorisation requests to the competent organs. Therefore, on 8th November 2016, the “Ispettorato Nazionale del Lavoro” published a notice containing operative instructions on the use of GPS systems in accordance with Article 4, paragraphs 1 and 2, law 300/1970.

The “Ispettorato” clarified how in general the GPS is to be considered an additional element of the working tools, since the localization instrument has further purposes with regard to the performance of duties (insurance, organisation, production or as a guarantee of employees’ safety). It is evident how in such cases, as the GPS does not constitute an essential instrument in order to perform duties, the provisions of paragraph 4 of the same Article apply according to which a deal with unions or a D.T.L. authorisation is necessary.

However, in certain specific occasions, the GPS can be considered as a necessary tool to perform working duties; in such case only a notification to the concerned employees is required. This happens when the localization system permits the concrete and effective feasibility of the working activity, which cannot be performed without the use of a GPS system, or in case such use is requested by specific regulations.

With regard to the latter point, the Court of Cassation, in judgment number 19922 of 5th October 2016, declared illegitimate the dismissal of an employee on the base of distant monitoring performed by the employer through a GPS system installed on the company car. In the specific case, the subject was a private surveillance agency which, through data detected on the GPS, had found that his employee had performed personal tasks instead of the assigned routine rounds.

In the referring case, the company had previously agreed with the labour unions to the use of a GPS system on company cars, excluding its use for employment purposes such as dismissal and disciplinary procedures.

The Supreme Court held that the control put forward by the surveillance company was set as a generalized mechanism ex ante, therefore not to be considered as a “defensive” mechanism. Please note that, if the working performance control is put forward after solid suspects of illegal employee’s behaviour, these are to be considered as “defensive controls” and can be used at court (please refer to my article published on www.dvlegal.it dating 23/08/2016).

Because of the abovementioned considerations, the reformulation of Article 4 of the Workers’ Statute, also in the light of the most recent case law, cannot be considered as a sort of liberalisation of distant control but as a clarification on the modalities of use of systems connected to employment purpose and on the limits on the use of collected data. Therefore, the employer is authorized to perform distant control and to use such data also for disciplinary purposes, but will always need to provide employees with all the safeguards set in the privacy Legislative Decree.

1 The Global Positioning System is a global navigation satellite system (GNSS) that provides geo-location and time information to a GPS receiver in all weather conditions, anywhere on or near the Earth where there is an unobstructed line of sight to four or more GPS satellites. Localization occurs through the transmission of a radio signal from each satellite and the processing of the signals received by the receiver.

GPS E RAPPORTO DI LAVORO: I CHIARIMENTI DELL’ISPETTORATO NAZIONALE DEL LAVORO

GPS E RAPPORTO DI LAVORO: I CHIARIMENTI DELL’ISPETTORATO NAZIONALE DEL LAVORO

La riformulazione dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori in materia di controlli a distanza dell’attività lavorativa ha realizzato un distinguo tra controlli effettuati, da un lato tramite impianti di videosorveglianza e altri strumenti di lavoro e dall’altro tramite strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e di registrazione degli accessi e delle presenze. Il nuovo art. 4 prevede che l’imprenditore per poter utilizzare i primi debba ricorrere all’accordo sindacale o all’autorizzazione delle Direzioni Territoriali del Lavoro – di seguito D.T.L.), mentre per i secondi tali provvedimenti autorizzativi non sono necessari. In entrambi i casi, è obbligatorio fornire ai lavoratori adeguata informativa ai sensi della legge sulla Privacy (D.lgs. 196/03), in assenza della quale le prove raccolte sono inutilizzabili.

La questione è rimasta aperta con riguardo all’utilizzo del sistema G.P.S.1, ovvero se si ritenga o meno uno strumento utilizzato dal lavoratore per fornire la propria prestazione lavorativa, con tutto ciò che ne consegue in termini di richieste di autorizzazioni agli organi competenti. A tal fine, l’8 novembre 2016, l’Ispettorato nazionale del lavoro2 ha pubblicato una nota contenente indicazioni operative sull’ utilizzazione di impianti GPS ai sensi dell’art. 4, commi 1 e 2, L. n. 300/1970.

L’Ispettorato ha chiarito come in via generale il GPS è considerato un elemento aggiunto agli strumenti di lavoro, in quanto il sistema di localizzazione ha finalità ulteriori rispetto alla prestazione lavorativa (ovvero assicurative, organizzative, produttive o per garantire la sicurezza del lavoro). E’ evidente come in questi casi, non costituendo il GPS un mezzo indispensabile per fornire la prestazione, si applicano le previsioni del comma 1 del citato articolo 4, ovvero è necessario l’accordo con le sigle sindacali o l’autorizzazione della D.T.L.

Tuttavia, in alcune circostanze particolari, il GPS può essere considerato quale strumento necessario a rendere la prestazione lavorativa; in tal caso è necessario solamente fornire l’informativa ai dipendenti. Tale circostanza si verifica qualora il sistema di geolocalizzazione consenta la concreta ed effettiva attuazione della prestazione lavorativa, la quale non possa essere resa senza l’utilizzo del GPS, oppure nel caso in cui tale utilizzo sia richiesto da specifiche normative.

La Corte di Cassazione si è espressa in questo senso con la sentenza n° 19922 del 5 ottobre 2016 dichiarando illegittimo il licenziamento di un lavoratore avvenuto a seguito di un controllo effettuato dal datore di lavoro tramite il GPS installato sull’auto aziendale. Nel caso di specie si trattava di una agenzia di sorveglianza privata la quale aveva riscontrato, tramite i dati rilevati dal GPS, che il proprio dipendente, nonostante dichiarasse di aver effettuato tutti i giri di controllo previsti, in realtà si trovava altrove.

Nel caso in esame l’azienda aveva stipulato anni prima con i sindacati un accordo per l’utilizzo dei GPS sulle vetture aziendali, il quale però ne escludeva l’uso per finalità collegate al rapporto di lavoro, quali appunto il licenziamento ed i provvedimenti disciplinari.

La Suprema Corte ha ritenuto che il controllo effettuato dalla società di sorveglianza fosse configurato come un meccanismo generalizzato ed effettuato ex ante, pertanto non inquadrabile nella categoria dei controlli “difensivi”. Si ricordi che qualora il controllo sull’attività lavorativa sia effettuato a seguito di fondati sospetti di comportamenti illeciti da parte del lavoratore, questi vengono classificati quali “controlli difensivi” e sono ritenuti utilizzabili ai fini probatori (cfr. mio articolo pubblicato sul sito web www.dvlegal.it in data 23/08/2016).

Ed è per le considerazioni sopra esposte che si può ben sintetizzare come la nuova formulazione dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, anche alla luce degli orientamenti giurisprudenziali, non rappresenta una sorta di liberalizzazione dei controlli a distanza bensì un chiarimento circa le modalità di uso degli strumenti impiegati ai fini del rapporto di lavoro, oltre a definire i limiti alla utilizzabilità dei dati così raccolti. Ne deriva che, il datore di lavoro è si autorizzato ad eseguire i controlli a distanza ed a utilizzare i dati anche con finalità disciplinari, ma dovrà sempre riconoscere al lavoratore tutte le tutele previste dalla normativa privacy.

1 Il Sistema di Posizionamento Globale è un sistema di posizionamento e navigazione satellitare civile che, attraverso una rete dedicata di satelliti artificiali in orbita, fornisce ad un terminale mobile o ricevitore GPS informazioni sulle sue coordinate geografiche ed orario, in ogni condizione meteorologica, ovunque sulla Terra o nelle sue immediate vicinanze ove vi sia un contatto privo di ostacoli con almeno quattro satelliti del sistema. La localizzazione avviene tramite la trasmissione di un segnale radio da parte di ciascun satellite e l’elaborazione dei segnali ricevuti da parte del ricevitore (fonte: www.wikipedia.com)

2 Per ulteriori informazioni sul nuovo Ispettorato nazionale del Lavoro Link http://www.lavoro.gov.it/stampa-e-media/Comunicati/Pagine/Al-via-attivita-Ispettorato-nazionale-del-lavoro.aspx